Documentatieteam: taken delegeren

door ClickHelp - beste hulpmiddel voor het schrijven van hulp

Het is tijd om de feiten te accepteren: je kunt het niet allemaal alleen doen. Hoe bekwaam en taakgericht u ook bent, jongleren met meerdere projecten tegelijk kan een zware last voor u zijn. Je moet anderen je laten helpen en de druk van je af laten nemen.

Het delegeren van taken is echter niet zo eenvoudig als het klinkt. U moet de perfecte technische schrijver voor de klus vinden, zodat het resultaat bij uitstek is. Als u bijvoorbeeld tijd hebt, zoekt u de schrijver met de laagste werklast en de snelste werksnelheid.

Maar het allerbelangrijkste is dat u moet voorkomen dat u in een van deze twee valkuilen terechtkomt: het micromanagen van het volledige gebruikersdocumentatieproces of het niet goed controleren van uw team.

Dit artikel leert je hoe je kunt voorkomen dat je verstrikt raakt in een van deze scenario's.

De basis van delegatie

U moet leren duidelijke taken aan uw team toe te wijzen, verwachtingen te uiten en deadlines te stellen. U moet ook een volgsysteem implementeren waarmee u de persoon die de taak voltooit, autonomie kunt geven en toch toezicht kunt houden.

Krijg echter geen verkeerd idee. Je maakt nog steeds deel uit van het werkproces en moet jezelf beschikbaar stellen voor je team als er vragen zijn. Gebruikersdocumentatie kan veel complexe vormen aannemen, afhankelijk van het onderwerp of de bedoeling achter de inhoud, dus het is heel goed mogelijk dat u twee of meer mensen voor dat specifieke project moet toewijzen.

Het is heel belangrijk voor een manager om te weten wat de capaciteiten van zijn team zijn. Probeer onze blogpost over belangrijke vaardigheden voor technische schrijvers om uw eigen team te analyseren. Het is altijd handig om deze foto in gedachten te houden.

De vijf stappen van delegatie

Hier zijn enkele dingen die u kunnen helpen het delegatieproces te vergemakkelijken en ongemak te voorkomen.

  • Toewijzingen zijn individueel: wanneer u uw team vertelt wat ze moeten doen, is het efficiënter om elke taak rechtstreeks aan een persoon toe te wijzen en te controleren of iedereen op dezelfde pagina staat. Geef duidelijke en nauwkeurige instructies, zodat ze hun taken kunnen uitvoeren. Eén persoon is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het schrijven van nieuwe onderwerpen, een ander voor het maken van zelfstudievideo's, enzovoort.
  • Geef ze het grotere plaatje: het is altijd gemakkelijker om aan iets te werken als je weet wat de doelen zijn. Vooral als we het hebben over een complexe taak, zoals het creëren van een kennisbank, moet elk teamlid zich bewust zijn van de resultaten die ze moeten leveren.
  • Geef deadlines en houd u eraan: het is heel belangrijk om uw team vanaf het begin te vertellen hoeveel tijd ze aan iets kunnen werken. Leg uit hoe belangrijk het is dat ze hun werk op tijd inleveren, in samenhang met andere processen van uw bedrijf.
  • Gebruik rapporten periodiek: wanneer u delegeert, neemt u niet actief deel aan de voltooiing van elke taak, maar moet u wel een idee hebben van wat er aan de hand is. De beste manier om dat te doen, is door teamleden te vragen rapporten over hun werkstatus te verstrekken. Als zodanig kunt u een overzicht van het proces hebben en ingrijpen wanneer dat nodig is, zodat u binnen uw documentatieplan kunt blijven.
  • Vertel ze hoe ze contact met u kunnen opnemen: Idealiter zou een wekelijkse vergadering niet de enige kans zijn die uw team krijgt om met u te communiceren. Ze moeten weten dat ze snel iets te pakken kunnen krijgen als er zich iets voordoet.

Het is noodzakelijk om te vermelden dat het bewaren van de meeste van dergelijke informatie op één plaats een geweldig idee is. Dus denk erover om een ​​documentatieplan te maken om werknemers iets te geven om naar te verwijzen.

Besteed extra aandacht aan uw werkomgeving - zorg ervoor dat u over de juiste tools beschikt voor betere en snellere delegatie. Veel hulpmiddelen voor het schrijven van hulp bevatten functies die de teamworkflow verbeteren en een efficiëntere taakdelegatie mogelijk maken, net als teamwerkfuncties in ClickHelp.

Het gaat om vertrouwen

Delegatie betekent niet dat de manager aan niets werkt. Het heeft meer te maken met het eindresultaat zelf.

Er is een niveau van vertrouwen dat moet bestaan ​​tussen de afgevaardigden en hun team. Geen enkele managementtechniek kan dat ooit vervangen.

Veel succes met je technisch schrijven!
Klik op Help Team

Oorspronkelijk gepubliceerd op clickhelp.co.